先般、会員の皆様に発送させていただきました白蓮会定期総会の関連資料につきまして、その記載内容及び議決権行使の手続において誤りがありましたのでお伝えいたします。
１ 招集通知の記載内容について
「代理人選任届」との記載がある箇所がございますが、それらはすべて「議決権行使書」の誤りでございます。
また、「なお、ご提出がない会員については、議長に賛否一任で委任したものといたします。」との記載は「なお、議案について賛否の表示がない場合には、「賛」の表示があったものとして取り扱います。」の誤りでございます。
訂正してお詫び申し上げます。申し訳ございませんでした。
２ 議決権行使手続について
お送りしております議決権行使書に「本書が提出期限までに到達しない場合には、「賛」の表示があったものとして取り扱います」とございますが、この記載は誤りですので削除いたします。
したがいまして、議決権行使書をご提出いただけない場合は「欠席」として扱うこととなります。
賛成の方も反対の方も、期限までに所定の方法にて提出していただく必要がございます。ご面倒ではございますが、ぜひとも議決権行使書をご提出いただきますようお願い申し上げます。
提出方法について、招集通知においてはメール又は郵送と記載しておりますが、具体的には以下の方法によって提出していただければと存じます（ＦＡＸ送信を追加しました。ＦＡＸはコンビニからでも送れます。）。
① 記入署名した議決権行使書を写真撮影しその写真データを添付して提出先メールアドレスにメール送付する。
② 記入署名した議決権行使書をスキャンしそのｐｄｆファイルを添付して提出先メールアドレスにメール送付する。
③ 記入署名した議決権行使書を提出先ＦＡＸ番号にＦＡＸ送信する（セキュリティの関係上、ＦＡＸ送信先は別途会員の皆様に送付するメール本文に掲載します。）。
④ 記入署名した議決権行使書を提出先住所に郵送する。
なお、不正防止等のため、メール送信される場合は、議決権行使書を提出された会員が白蓮会名簿に登録しているメールアドレスから送信してください。別のアドレスから送信された場合、無効票となる可能性がありますのでご注意ください。別途会員の皆様に同様の内容のメールをお送りしますが、そのアドレスが白蓮会登録アドレスとなっております。登録メールアドレス変更希望の方はお問合わせフォームからご連絡ください。
お送りした議決権行使書を既に破棄してしまったという方は、お問合わせフォームよりご連絡ください。
会員の皆様に混乱を招いてしまったことを深くお詫び申し上げますとともに、白蓮会定期総会の議決権行使書提出につきましてご協力をお願い致します。
以上
